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Surveiller la connaissance
Assurer la fraîcheur de vos contenus est essentiel pour maintenir la confiance des collaborateurs. Voici comment suivre et améliorer vos indexes.
Tableau de bord « Connaissance »
- Vue synthétique : totaux de documents, langues couvertes, dernières synchronisations.
- Section alertes : erreurs de synchronisation, documents expirés, index inactifs.
- Graphiques : évolution des syncs, volumes par source, engagement utilisateur.
Listes détaillées
- Indexes : date de dernière synchro, responsable, statut.
- Documents : tri par fraîcheur, tags, langue.
- Feedbacks : commentaires agents/collaborateurs pour cibler les mises à jour.
Actions courantes
- Ouvrez Connaissance → Santé.
- Filtrez par service ou source.
- Sélectionnez un index et cliquez sur Voir les détails pour consulter les documents.
- Lancez une resynchronisation si un contenu est obsolète.
- Assignez une tâche à l’équipe responsable depuis le même écran.
Alertes et notifications
- Configurez des seuils (ex. alerte si plus de 48h sans synchro sur un index critique).
- Recevez les alertes dans Slack ou par email.
- Coupez temporairement l’indexation d’une source si elle renvoie des erreurs (mode pause).
Bonnes pratiques
- Ajoutez des notes de fraicheur (ex. « Mis à jour le 5 septembre 2025 ») dans vos documents.
- Planifiez des revues trimestrielles par service.
- Équilibrez la charge : un index par canal/sujet plutôt qu’un index géant.
- Utilisez les tags pour marquer les documents sensibles ou à expiration courte.
Export & audit
- Exportez la liste des documents pour audit interne (CSV/JSON).
- Vérifiez que les documents cités dans les conversations sont bien à jour.
- Conservez un historique des modifications via la timeline intégrée (auteur, date, action).